Mail-Archivierung - GoBD versus DSGVO - sind Sie gerüstet?

 

Im Zuge der Digitalisierung werden immer mehr Geschäftsfälle über eMail abgewickelt. Die Überprüfung der Einhaltung der GoBD-Richtlinien ist daher in den Fokus der Finanzverwaltung gerückt. Die Regelungen der GoBD gelten für alle elektronischen Systeme, die Daten für steuerlich relevante Belege und Handelsbriefe liefern. Diese müssen vollständig, zeitnah, unveränderbar und formatgetreu gespeichert werden. Der Archivierungsvorgang ist zu dokumentieren und die Auswertbarkeit der Daten sicherzustellen. Für den Geschäftsverkehr über eMail bedeutet dies, dass eine Speicherung im Postfach oder auf dem Mailserver allein nicht ausreichend ist. Ebenso wenig kann der gesamte Mailverkehr ungesehen in ein Archivsystem geleitet werden - denn dies widerspricht ab dem 25. Mai 2018 den Richtlinien der DSGVO, die eine Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten nur noch unter Erlaubnisvorbehalt im Rahmen einer Zweckbindung oder gesetzlichen Grundlage erlaubt. Zudem sind strenge Löschfristen zu beachten und die Betroffenenrechte zu wahren.

Eine kostengünstige Lösung für dieses Problem bietet ein providerseitiges Archivierungssystem.

Als REDDOXX-Partner bieten wir Ihnen ein einfaches und benutzerfreundliches System - GoBD- und DSGVO-konform, TÜV geprüft und revisionssicher. Und das Beste: um die technisch-organisatorischen Massnahmen der Datensicherung kümmern wir uns - als DSGVO-konformer Dienstleister mit garantierter Speicherung in unserem Rechenzentrum in Saarbrücken.

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